برای برنامه ریزی و به حداکثر رساندن عملکرد خود در نمایشگاه، از یک چک لیست و برنامه زمان بندی، شامل بخشهای زیر استفاده کنید:

استراتژی خود را تنظیم کنید.

نقشی که نمایشگاه به عنوان بخشی از استراتژی های کلی بازاریابی و فروش شما ایفا می کند را بشناسید. سپس مقدار هزینه درون سازمانی خود را بر این اساس تنظیم کنید.

یک بودجه بندی همراه با جزئیات برای نمایشگاه تهیه کنید و پیش بینی بازگشت سرمایه گذاریتان را نیز انجام دهید.

غرفه خود را قبل از اتمام مهلت ثبت نام رزرو نمائید، ثبت نام زود هنگام در اکثر نمایشگاهها شامل تخفیف ویژه می شود.

اهداف مشخصی برای نمایشگاه مانند تعداد محصولاتی که به فروش می رسانید، سفارشاتی که دریافت می کنید و... در نظر بگیرید.

همراه با شناسایی نیازهای غرفه خود، منابع تامین لوازم اصلی و جانبی نمایشگاه، بنرها، لوازم و اقلام تبلیغات چاپی و دیجیتالی را تعیین کنید.

فضاهای تبلیغاتی مورد نظر خود را ثبت نام و رزرو کرده و جزئیات کامل ملزومات خود را درخواست نمائید.

برنامه هایی برای بازاریابی نمایشگاه تعیین کنید که از ترکیبی از روشهای تبلیغاتی برای رسیدن به چشم انداز مورد نظر استفاده کند. برنامه شما باید به سه قسمت تقسیم شده باشد: 1-بازاریابی قبل از رویداد 2-بازاریابی در هنگام رویداد 3-بازاریابی پس از رویداد

حضور خود را در نمایشگاه رسانه ای نمائید. به مشتری های خود اطلاع دهید که در نمایشگاه حضور دارید و لزوم بازدید از غرفه خود را توضیح دهید، می توانید برای مشتریان خود دعوتنامه بفرستید و توضیح دهید که چرا باید از غرفه شما بازدید کنند.

یک پیام جذاب فروش بنویسید که تمام جنبه های کلیدی که می خواهید در نمایشگاه درباره آن صحبت کنید را ظرف مدت 30 ثانیه (و ترجیحا کمتر) انتقال دهد. شما و کارمندانتان باید این پیام را تمرین کنید و آن را با اطمینان در غرفه تان استفاده کنید تا تاثیرگذار شود.

نیازهای گرافیکی و طراحی غرفه نمایشگاهیتان را تعیین کنید، شما می توانید از شرکتی برای انجام دادن طراحی ها و محصولاتتان استفاده کنید یا با استفاده از نرم افزارهای طراحی مبتنی بر وب قبل از اینکه به غرفه سازهای نمایشگاهی سفارش دهید طرح جامعی را تهیه کنید و آنرا بررسی کنید.

زمانی را به انتخاب یک شرکت نمایشگاهی اختصاص دهید که با نیازهای شما از نظر توانایی ها، نوع طراحی، قیمت و زمان تحویل مطابقت کند.

در کنار طراحی غرفه، نیازهای نورپردازی خود را نیز مد نظر داشته باشید. با توجه به نوع محصول یا سرویسی که در یک نمایشگاه تجاری در حال ارائه آن هستید، نورپردازی می تواند نقش مهمی در جلب توجه و کامل کردن تصویری که شما میخواهید از پروژه ارائه دهید، داشته باشد. برای مثال شما میتوانید از ستونهای رنگی نور برای نمایشی تر کردن و تمرکز بیشتر روی غرفه و یا پررنگ کردن یک محصول ویژه که آنرا ارائه می کنید، استفاده کنید.

هدیه های نمایشگاهی تاثیرگذار و استراتژی های تبلیغاتی که بازدید کننده بیشتری را جذب غرفه می کند را مشخص کنید. متون و لوازم مورد نیاز بازاریابی در نمایشگاه را تعیین کنید و شروع به طراحی و چاپ آنها کنید.

هدیه های تبلیغاتی یا اقلام تبلیغاتی خود را سفارش دهید.

نیروی انسانی مورد نیازتان را تعیین کنید، جداول غرفه را تکمیل کنید و جلسات آموزشی را برنامه ریزی کنید.

به همکاری با غرفه سازان، فروشندگان وسایل نمایشگاهی و مواد بازاریابی ادامه دهید، به آنها تاریخهای تحویل را اطلاع دهید و روی برنامه زمانبندی خود پافشاری کنید.

هماهنگی های سفر، شامل بلیط هواپیما، هتل، و اجاره ماشین را در صورت لزوم شروع کنید.

مشخص کنید که چگونه موضوعاتی که برای نمایش دارید را پخش خواهید کرد و پیش نمایشی برای طرحهای بازاریابی خود اجرا کنید.

بسته هایی به عنوان هدیه تبلیغاتی برای پیگیری بعد از نمایشگاه، آماده کنید تا بلافاصله بعد از برنامه برای افرادی که پتانسیل خرید داشته اند، ارسال کنید.

عملیات طراحی غرفه، لوازم تبلیغاتی و بازاریابی را تمام کنید و تاریخ تحویل را اطلاع دهید.برای اطلاع از آخرین جزئیات با اسپانسر برنامه در تماس باشید.

برای آموزش کارمندان برنامه ریزی کنید و آنرا اجرا کنید.

تمام هماهنگی های سفر را به اتمام برسانید.

برای برنامه شام یا هر جلسه دیگری که در نمایشگاه با مشتریان احتمالی، توزیع کنندگان و مشتریان برگزار می شود، برنامه ریزی های لازم را انجام دهید.

آموزش کارمندان را کامل کنید.

تاریخهای ورود وسایل و ادوات نمایشگاهی غرفه و لوازم تبلیغاتی خود را مشخص کنید.

مجددا تمام قدمهایی که در برنامه زمانی نمایشگاه ذکر شد را چک کنید.

اهداف و دستورالعمل ها را هر روز با پرسنل مرور کنید.

زمان مفید و مناسبی را برای تک تک بازدید کنندگان اختصاص دهید.

مشتریان را طبقه بندی کنید.

با رسانه های حاضر در نمایشگاه ارتباط برقرار کنید.

بر اهداف از پیش تعیین شده کاملا تمرکز کنید.

افرادی که پتانسیل خرید داشته اند را ارزیابی کنید، برای آنها بعد از رویداد بسته هایی به منظور پیگیری بفرستید و از آنها تشکر کنید.

نتایج مشارکت در نمایشگاه را با اهدافی که در برنامه تان داشته اید، مقایسه کنید.

بودجه ای که در نظر گرفته بودید را با هزینه های واقعی که انجام دادید مقایسه کنید. مقدار بازگشت سرمایه خود را تعیین کنید.

نتیجه گیری کنید که آیا باید سال آینده در نمایشگاه مشابه شرکت کنید یا خیر، چه تغییراتی باید انجام دهید و چه پیشرفتهایی باید داشته باشید.