من شخصا همیشه دوست دارم که در کنفرانس های عالی و یا گردهمایی های جذابی که میبینم، شرکت کنم. با وجود اینکه بعضی از این رویدادها رایگان، و یا نسبتا ارزان هستند، اما کنفرانس های بزرگی مثل CTIA ممکن است تا 1000 دلار هزینه شرکت در برداشته باشند.

حتی اگر از برنامه های تخفیف هم استفاده کنید اگر بخواهید برای هر کنفرانس که میخواهید در آن شرکت کنید، هزینه بپردازید، خیلی زود دچار بحران مالی خواهید شد. راههایی برای رایگان شرکت کردن در کنفرانس ها وجود دارد. اماکنفرانس ها و رویدادها با یکدیگر متفاوت هستند و هر روشی برای هر کنفرانسی کاربرد ندارد، ولی برای بخشی از کنفرانس ها راههایی برای شرکت کردن رایگان وجود دارد.

من به شخصه به عنوان یک نویسنده مستقل ، گاهی اوقات کارت رایگان کنفرانس را دریافت نمودم، زیرا مجله ها و وبسایت ها نویسنده ای می خواستند تا از کنفرانس ها گزارش تهیه کند. اگر شما پوشش خبری رویداد را برای نشریه ای تهیه می کنید، باید یادداشتهای مناسبی تهیه کنید، تعدادی عکس بگیرید، و به مطالب کنفرانس دقت کنید. زمانی که از کنفرانس باز می گردید باید یک گزارش خوب برای ناشر تهیه کنید. پوشش یک کنفرانس قطعا موثر است. اگر هزینه ای که ناشر برای کارت شما می پردازد زیاد باشد، انتظار یک مقاله خیلی خوب هم از شما می رود.

معمولا ناشران تمایل به انتخاب نویسندگان و عکاسانی دارند که قبلا با آنها برای پوشش خبری کنفرانس ها کار کرده اند.

ولی اگر کنفرانس خاصی وجود دارد که واقعا می خواهید در آن شرکت کنید، درباره نشریاتی که مخاطبانشان، مخاطب کنفرانس نیز محسوب می شوند، تحقیق کنید. نمونه ای از نوشته خود را برای نشان دادن به ناشر نیاز دارید. نه برای آنکه چاپ شود، برای آنکه مهارتهای شما را نشان دهد.

تعدادی از کنفرانس ها و همایش ها به عنوان بخشی از برنامه بازارایابی خود، در مسابقات کارت ورود ارائه می دهند. این کار هرگز راه مطمئنی برای گرفتن کارت ورود به یک کنفرانس نیست. ولی برای کنفرانس هایی که شرکت در آنها خیلی برای شما مهم نیست، تلاش برای به دست آوردن کارت ورود از این طریق، نقشه بدی نیست.

معمولا من یک هشدار گوگل به نام کنفرانس با پرانتز ( کارت رایگان) تنظیم می کنم، تا بتوانم در بیشتر مسابقات و برنامه های دریافت رایگان کارت ورودی شرکت کنم.

بیشتر کنفرانس ها و همایش ها متکی به افرادی هستند که داوطلبانه کارهای زیادی را انجام می دهند و رویداد را برگزار می کنند. به خصوص اگر شما عضوی از سازمان برگزار کننده کنفرانس باشید، معمولا می توانید با اختصاص وقتتان، به طور رایگان در کنفرانس شرکت کنید. ببینید که اینگونه می توانید از کنفرانس استفاده کنید یا خیر. اگر فقط تعدادی از سخنرانان باشند که واقعا تصمیم دارید به صحبتهای آنها گوش کنید، مشکلی در این روش وجود نخواهد داشت.

هر چقدر زودتر بتوانید در پروسه داوطلب شدن وارد شوید، شانس بیشتری برای دریافت رایگان کارت ورود خواهید داشت .

اگر در کمیته برگزاری رویداد باشید، کسی از شما کارت نخواهد خواست که کارت ورودی تهیه کنید. همینطور می توانید خدمات خاصی مانند راه اندازی وبسایت و یا طراح بروشور را در ازای دریافت کارت ورودی ارائه کنید.

یکی از مزیتهای کارمند بودن این است که تعداد زیادی از شرکتها بودجه ای را برای بازاریابی و همچنین افزایش مهارتهای کارکنان اختصاص می دهند. در هر دو مورد، بودجه معمولا شامل هزینه ی فرستادن کارمندان به کنفرانسها هم می شود، و شما می توانید همین کارمند باشید.

معمولا باید از سرپرست خود بپرسید و ببینید که بودجه در دسترس هست. اگر بتوانید به طور واضح توضیح دهید که چرا یک کنفرانس خاص می تواند به پیشرفت کارتان کمک کند، بهتر می توانید مدیرتان را متقاعد کنید که چرا باید هزینه حضور شما در رویداد را بپردازد.

به اعتقاد من، این سخت ترین راه برای ورود رایگان به کنفرانس است. برای سخنرانی کردن در کنفرانس، به این امید که پذیرش رایگان حداقل دستمزد شما باشد، یا باید به برنامه دعوت شوید و یا چند نوع پروپوزال را به برگزار کننده کنفرانس، ارائه کنید.

در هر صورت، نیاز به اعتبار دارید تا برگزارکننده کنفرانس متقاعد شود که حضور شما در کنفرانس ارزشمند است. برای این روش یا باید یک متخصص باشید و یا کار فوق العاده ای در این رشته انجام داده باشید. داوطلب شدن زحمت کمتری دارد.

ولی اگر اعتبار خوبی در رشته خود و ایده خوبی برای سخنرانی دارید، می توانید از مابقی کنفرانس رایگان استفاده کنید.

این راه حتی ممکن است یکی از بهترین راهها برای شرکت در کنفرانس باشد، شرکت کنندگان ممکن است بعد از کنفرانس بخواهند برای کسب اطلاعات بیشتر از شما و استفاده از ایده ها و تجارب با شما صحبت کنند.

برخی کنفرانس ها ممکن است صندوق کمک هزینه کوچکی داشته باشند تا افرادی که نمی توانند هزینه ورود به کنفرانس را پرداخت کنند از آن استفاده کنند. به نظر می آید که بیشتر بودجه این صندوق به دانشجویان اختصاص می یابد و من گاها دیده ام که مجمع کوچکی برای اولویت بندی افرادی که نیاز مالی آنها به اثبات رسیده، تشکیل می شود. اگر شما نیاز دارید که در کنفرانس خاصی شرکت کنید ولی نمی توانید هزینه ورود را بپردازید، از برگزار کننده بخواهید که هر نوع کمک هزینه را پیشنهاد کنند.

حتی اگر بتوانید کارت ورودی رایگان برای شرکت در یک رویداد را بدست بیاورید، هنوز باید به مکانی برای اقامت و هزینه های سفر توجه کنید. سفر کردن می تواند گران نباشد، ولی کمی کار به برنامه کنفرانس اضافه می کند. من بیشتر طرفدار استفاده مشترک از اتاق برای پایین آوردن هزینه هستم. ولی بیشتر به استفاده از بلیت هواپیماها در صورت حضور رایگان در کنفرانس مشهور هستم.